Giao tiếp là một quá trình
chuyển giao ý nghĩ
giữa các cá nhân hoặc nhóm, thông qua việc trao đổi thông điệp, ý tưởng, cảm xúc.
Communication model
Hình vẽ này theo mình mô tả đầy đủ nhất về tính chất của giao tiếp, nó bao gồm những thành tố sau:
Actor
: người nói, người nghe. Mỗi nhân vật có background, niềm tin, động lực & nỗi sợ riêng. Điều này tác động lên quá trình encoding & decoding.
Encoding
: là quá trình chuyển ý nghĩ, cảm xúc thành thông điệp
Message
: thông điệp, cái ý, dưới tầng cả nghĩa đen & nghĩa bóng
Decoding
: là quá trình giải nghĩa từ thông điệp tiếp nhận
Feedback
: phản hồi của người nhận sau khi nhận thông điệp. Có thể không nhất thiết thành lời, đó có thể là những cử chi, cảm xúc sau khi tiếp nhận.
Channel
: là kênh, là hình thức thể hiện thông điệp, ví dụ: lời nói, tin nhắn, ngôn ngữ cơ thể, hình ảnh,…
Noise
: tất cả các yếu tố làm cản trở hoặc nhiễu thông điệp. Cái này chúng ta rất hay không để tâm đến, mặc dù nó có cũng
tính tác động rất mạnh
, nó là rào cản cho cuộc trao đổi. Ví dụ cho các dạng noise:
Tâm lý
: thành kiến, lo lắng hoặc mất tập trung. Ví dụ: người kia đang bực hay có thành kiến với bạn thì nói gì lúc đó thì chắc cũng không ăn thua.
Môi trường vật lý
: ồn ào, đông đúc, có người gián đoạn… làm mất đi sự tập trung.
Sinh lý:
bệnh, mệt mỏi, buồn ngủ :))
Văn hoá
: cách diễn đạt, cử chi không phù hợp, ví dụ nói chuyện với người lớn tuổi khác với đồng trang lứa hay khác biệt vùng miền chẳng hạn.
Context
: yếu tố này không được nhắc đến nhưng mình thấy nó cũng khá quan trọng. Ví dụ: vị thế của các bên trong buổi giao tiếp, mục tiêu của buổi trò chuyện, mức độ quan tâm của người nghe…
Communication diễn ra như thế nào
Người gửi
: Họ có một suy nghĩ, cảm xúc, hoặc ý tưởng. Họ cần "mã hóa" nó – chuyển từ suy nghĩ trong đầu thành từ ngữ, hình ảnh, hoặc hành động.
Thông điệp
: Đây chính là hình thức của thông điệp của người gửi đi – một câu nói, một email, hoặc thậm chí một cái nhướn mày. Thông điệp này tồn tại trên một "kênh" nào đó – một cuộc gặp mặt trò chuyện, một bài đăng trên mạng xã hội, voice call, video call...
Người nhận
: Họ giải mã thông điệp. Ý nghĩa của thông điệp sẽ được chuyển hóa theo cách họ diễn giải dựa trên kinh nghiệm, cảm xúc, và bối cảnh để dẫn đến một cái hiểu. Khi người nhận hiểu, họ sẽ phản hồi lại, và vòng tuần hoàn này cứ thế tiếp tục.
Trong quá trình này, sẽ có
noise tác động
lên thông điệp khiến nó có thể gặp vài cản trở hoặc nhiễu ý nghĩa. Điểm cần quan tâm nhất đến noise đó là hãy cố gắng tạo được thiện cảm, trước mắt bạn cần là một người đáng tin cậy, có sự thấu hiểu, biết lắng nghe >> lúc này thông điệp bạn gửi đi mới ít bị cản trở.
Tip: hãy cố gắng đặt mình ở vị thế người khác, rà tần số của họ - hình dung ngôn ngữ của họ, hiểu động lực, nỗi sợ của họ là gì.
📌 Right message (relevant), right time, right channel.
Như vậy một giao tiếp tốt có nghĩa là quá trình mình truyền đạt ý nghĩ phải tốt, cái ý phía người nói càng giống với cái ý mà ở phía người nhận giải nghĩa ra càng tốt = thông suốt.
À mà đôi khi việc đối phương không hoàn toàn hiểu ý mình cũng có một tác động thú vị khác, ví dụ khi một nhạc sĩ tạo ra một bài hát, người nghe thấy đồng cảm và hiểu theo góc nhìn của họ, khơi gợi những cảm xúc & liên hệ đến chính trải nghiệm của họ >> có tính cá nhân hơn, từ đó mà tác động vào cảm xúc người nghe tốt hơn. Tuy nhiên trong công việc thì hiếm khi nào như thế là tốt, nếu mỗi người hiểu mỗi kiểu.
Tỉ lệ của các hình thái trong giao tiếp
Nội dung (Content) – 7%:
Đây là những gì bạn
nói
, là thông tin và ý nghĩa cụ thể mà bạn muốn truyền đạt.
Tông giọng (Tone of Voice, Speed) – 38%:
cách bạn truyền đạt cảm xúc và thái độ khi giao tiếp.
Ngôn ngữ cơ thể (Body Language) – 55%:
phản ánh cảm xúc và thái độ mà bạn không nói ra qua những cử chỉ, ánh mắt, biểu cảm khuôn mặt, và tư thế, tất cả đều truyền đạt thông điệp ngầm mạnh mẽ, ví dụ: khi nói xạo mắt bạn hay đảo liên tục, khi thiếu tự tin có thể cơ thể bạn sẽ có xu hướng khúm núm.
Tỉ lệ này
có thể thay đổi tùy theo ngữ cảnh giao tiếp
, nhưng theo nghiên cứu của Mehrabian, ngôn ngữ cơ thể và tông giọng chiếm phần lớn trong cách người nghe tiếp nhận thông điệp của bạn. Nên khi truyền đạt thông tin, đừng chỉ chú trọng vào nội dung mà hãy đảm bảo rằng ngôn ngữ cơ thể và tông giọng của bạn cũng phản ánh đúng cảm xúc và thái độ bạn muốn truyền tải.
Đây cũng lí giải tại sao khi các cuộc gặp mặt trực tiếp sẽ giúp hiểu nhau hơn là nhắn tin hay gọi điện, vì chúng ta không quan sát được các ngôn ngữ cơ thể. Từng cái cử chỉ nhỏ, ánh mắt đều cho một lượng lớn thông tin về thái độ, hành vi, tâm lý của đối phương.
Bonus
Thông điệp & Channel:
mỗi hình thức truyền tải thông điệp của bạn có những mặt lợi hại khác nhau. Tuỳ theo mục tiêu của thông điệp và tình huống hãy lựa chọn phù hợp. Ví dụ: nếu cần nhanh và sự rõ ràng nên ưu tiên gặp mặt trực tiếp trao đổi; nếu cần chi tiết, phức tạp thì hãy dùng email, tài liệu viết; nếu bạn muốn khích lệ sự tò mò của đối phương hãy thử đặt tình huống.
Vài nhìn nhận mình thấy thú vị về channel:
Sách:
có lúc mình nghĩ đến việc đọc sách sao có một sự thú vị riêng, thì aha! Tại vì đọc sách là quá trình bạn lắng nghe tuyệt đối, tác giả không ngồi kế bạn để bạn có thể tranh luận, tất cả sự tập trung của bạn được dành cho việc cố hiểu xem những gì tác giả viết, cố gắng giải nghĩa chúng → khi đọc sách, luôn có một tiếng nói chảy trong đầu, nó giống như lúc bạn suy nghĩ, việc này khiến việc đọc giống như đang mô phỏng lại quá trình tác giả suy nghĩ vậy. Nó làm mình liên tưởng đến professor X trong Xmen.
Còn dùng
chatGPT
sao mà cuốn thế! Là vì nó được tương tác như một cuộc trao đổi giữa người với người, điều này trước đó công nghệ khó làm được, nó khiến việc bạn dùng công nghệ cực kì trực quan, khác hẳn với cách mình tiêu thụ thông tin thông thường trước đó - thường bị hạn chế bởi cách product define cách phản hồi (vd: like, comment, share…) nhưng qua chat với AI, thì bạn bày tỏ mọi thứ được thông qua việc giao tiếp lại (có thể bạn hỏi 1 câu khác follow-up, phản biện với nó, kiu nó thử đưa ra 3 pov khác,…)
Âm nhạc, điện ảnh
sao mà cảm xúc lôi cuốn theo một cách rất kì diệu. Vì ngoài ngôn từ, “phi ngôn từ” trong phim ảnh, âm nhạc rất đa dạng và được dùng rất nhiều, từng âm thanh, nốt nhạc, góc quay đến màu sắc đều là những ngôn ngữ để bạn “cảm” nhanh hơn, do nó tác động đến phần unconscious (vô thức)- phần mà không cần tốn nhiều effort cho quá trình decoding (giải nghĩa), nó rất trực tiếp & tự nhiên. Ví dụ: nếu bạn nhìn một tường màu xanh bạn sẽ dễ thấy thoải mái hơn là một màu đỏ chói, vì sao? Vì màu xanh mình bắt gặp nhiều ở bầu trời, biển cả, hồ nước, nó mang lại sự thoải mái do con người thấy trời quan mây tạnh, có nước = an toàn cho sinh tồn,…, còn màu đỏ bạn thấy ở đâu, phần nhiều là máu, là lửa nên cảm xúc nó mạng lại có phần nguy hiểm.
Khoảng lặng:
không chỉ là sự "ngắt quãng" trong giao tiếp mà là một
phần tử quan trọng giúp lời nói có chiều sâu
.
Ở phía người nói: khoảng lặng cho phép bạn suy nghĩ kỹ trước khi nói, giúp lời nói trở nên thấu đáo và có trọng lượng hơn.
Ở phía người nghe: khoảng lặng cho phép họ thời gian để xử lý và hiểu thông tin, đặc biệt trong những cuộc trao đổi ý nghĩa hoặc phức tạp.
Khoảng lặng và tính đa dạng ngữ nghĩa của nó: đôi lúc nó chứng tỏ bạn đang thật sự lắng nghe, đồng cảm; đôi lúc nó cho thấy sự thờ ơ, phớt lờ; đôi lúc nó lại là một chiến thuật để thể hiện sự tự tin trong đàm phán, tranh luận; đôi lúc nó lại là một cách để bạn thăm dò tâm lý đối phương…
Tóm lại
Chết rồi, nói dông nói dài quá, sợ chẳng rút ra được gì. Nếu tóm lại 3 ý mình thấy quan trọng nhất sau bài này thì chúng sẽ là:
Nói phải “trúng” - có nghĩa là “trúng” tần số người nghe, “trúng” thứ họ đang quan tâm. Keep it relevant.
Noise, channel, context, vị thế là những factor tác động đến quá trình truyền đạt & quá trình tiếp nhận → aware chúng.
Để ý quá trình encoding & decoding message, mình muốn chúng align với nhau.
Nếu mình là người nói thì hãy cố gắng làm rõ ý đó (tips: dùng ngôn từ của họ, đưa ra ví dụ, vẽ diagram…).
Nếu mình là người nghe, hãy chốt lại vấn đề hoặc trình bày lại cái bạn hiểu được, để xem nó có giống với cái ý của người nói không, hoặc nếu chưa clear, hãy nhờ họ giải nghĩa thêm.
Reference
Relevant Item
