Thông qua bài principle of communication , ta hiểu được thông điệp bạn chuyền đi, đối phương hiểu nó đến mức độ nào còn tuỳ vào khả năng diễn giải của họ cũng như chịu tác động từ “noise”.

Diễn đạt tốt có thể được định nghĩa lại là quá trình encoding message của mình càng sát với cách người nghe decoding message thì càng tốt, vậy thì cách nào để chúng ta làm chuyện đó?

Nói theo ngôn ngữ của họ: hãy dùng các từ quen thuộc với background của họ. Vì khi bạn đã lựa chọn ngôn ngữ quen thuộc họ, việc họ giải nghĩa thông điệp của bạn sẽ nhanh hơn cũng như giúp đánh vào độ quan tâm của họ. Ví dụ: nhóm người công việc có thể họ thích nghe những từ ngữ chuyên môn, trung lập & ít cảm xúc; nhóm bạn bè thì thích nghe từ ngữ thẳng thắn, dân dã, giàu cảm xúc hơn; nhóm business thích nghe đến như con số, conversion, revenue các thứ hơn…

Hiểu mối quan tâm của họ là gì: chúng ta không phải ai cũng có kiên nhẫn ngồi lắng nghe hết tất cả các ý trong buổi trò chuyện, vô thức hay cố ý thì chúng ta đều đã có sẵn một bộ lọc thông tin trong đầu, bộ lọc này có thể chia làm 2, đó là thông tin đó kích thích sự ham muốn gì đó hoặc cảnh báo cho mối nguy hại gì đó.

Ví dụ: trong cuộc họp có khi dev không quan tâm lắm đến cách design hình thành solution thế nào, họ chỉ cần nắm solution này có function nào, các edge case là gì, liệu nó có ảnh hưởng lên các vị trí khác hay tác động gì đến sever, performance hay không. Hoặc khi ai đó không có nhu cầu lắng nghe về idea từ đầu, thì đối với họ idea bạn sắp nói chỉ mang tính chất tham khảo, cân nhắc thêm thì bạn phải trình bày & nhấn mạnh về benefit trước tiên để thuyết phục tốt hơn thay vì bắt đầu buổi trò chuyện bằng việc phân tích problem.

Vì người nghe sẽ cần phải giải nghĩa (decoding) thông điệp bạn nói, nó liên quan đến quá trình sense making , nếu tưởng tượng việc make sense thông tin như một phương trình toán học: (A+B)xC=D thì người nghe cần có thông tin A,B,C và sự lập luận, diễn giải mối liên hệ giữa chúng (+,x) để làm sao tạo ra được D. Khi bạn nói mà không có structure đồng nghĩa người nghe phải bỏ sức ra để tập trung & sắp xếp các thông tin bạn đưa ra, họ phải tự hình dung các phép tính (+,x) >> họ tốn effort khi nghe bạn trình bày, đồng thời khả năng họ sẽ hiểu sai vấn đề.

Nên một nội dung có hệ thống sẽ giúp người nghe dễ định vị xem các ý nằm đâu trong câu chuyện tồng thể, giảm tải effort sense making, đồng thời cũng giúp dễ ghi nhớ hơn, phần nào đó nó cũng khiến họ tò mò hơn (kiểu như khi mình xem phim, có những lúc mới đang ở giữa câu chuyện mà mình luôn thắc mắc xem nhân vật này có thực sự tốt hay không, liệu cái kết nó ra sao, bla bla).

Để minh họa thêm, có thể xem việc truyền đạt như cách ta offer các món ăn vậy, nếu bạn cho quá ít thì sẽ không no, quá nhiều thì sẽ dẫn đến ngán ăn, việc xào nấu cũng rất quan trọng (nếu bạn mix nguyên liệu bún với kem thì sẽ rất ghê phải không), khẩu vị của mọi người cũng khác nhau, và nếu mình trình bày nó lởm thì ăn cũng kém ngon.

Tương tự hệ thống thông tin để gửi đi cũng work như vậy:

Do bài viết cũng hơi dài rồi, nên cụ thể HOW - cách nào để nói có hệ thống, thì mình dành qua phần 2 nhé.