Phần 1
mình đã có nói sơ qua lí do cần nói có hệ thống, bài này sẽ bàn về how.
Sơ lược thì mình thấy 3 thứ cần làm như sau:
2. Thiết kế luồng thông tin, hay nói dễ hiểu hơn là thiết kế câu chuyện, lên kịch bản
3. Khiến những gì bạn nói dễ liên tưởng hơn
I. Hệ thống thông tin
Mình nghĩ là các activities dưới đây là thứ cần phải làm để nắm hoặc tìm những thông tin mình cần để nói về một vấn đề gì.
(disclaimer: đây chỉ là cách mình đang áp dụng, k sure nó đúng hoàn toàn nhé :D)
1. Bày ra thông tin bằng nguyên tắc MECE (tách biệt & toàn diện)
Đây là một phương pháp được McKinsey giới thiệu rộng rãi, nó giúp chúng ta tư duy logic, phân tích thông tin dưới mức độ cả chi tiết & tổng quát, tìm ra mối liên quan giữa chúng.
ME (không trùng lấp)
: mỗi vấn đề được chia ra thành những mục nhỏ hơn & hoàn toàn độc lập. >> việc này giúp mình nhận diện được độ chi tiết & tìm ra hướng hành động trên từng chi tiết đó. Ví dụ: chi phí nhân công khác hoàn toàn chi phí vật liệu .
CE (không bỏ sót)
: tất cả các phần được kết hợp lại được mà không có bất kỳ bỏ sót nào. Ví dụ: liệt kê tất cả các touchpoint mà customer tương tác với sản phẩm dịch vụ tạo ra một hành trình khách hàng - customer journey map
Một cách minh hoạ để dễ hiểu hơn, đó là
trò chơi puzzle
. Các mảng miếng hoàn toàn khác nhau, độc lập nhưng khi ghép lại sẽ cho ra một bức tranh có ý nghĩa.
Lưu ý:
để áp dụng được MECE cần mình phải có một cái hiểu đủ nhiều, có khả năng để hình dung được như thế nào là một bức tranh lớn, có cái sense biết khi nào là đủ hay khi nào là thiếu,… và việc này cần mình phải có một mức độ nghiên cứu, kiến thức & kinh nghiệm nhất định.
Tuy nhiên nếu tập dần cách áp dụng nguyên tắc này, chắc chắn sẽ boost cách chúng ta hiểu về vấn đề tốt hơn, cho cái nhìn từ khái quát cho đến chi tiết.
2. Làm rõ mối liên hệ thông tin bằng việc trả lời câu hỏi:
Why?
: để hiểu mối liên hệ nhân quả giữa các thông tin
How?
: để mô tả cách tác động qua lại giữa các thông tin
So what?
: để gôm thông tin đến một kết luận, suggestion gì đó
3. Phản biện/ Kiểm chứng bằng Pyramid principle
Đưa ra kết luận & cung cấp các luận điểm, dữ liệu, chứng cứ để bổ sung cho kết luận đó. Mô hình này cực kì hữu ích khi buổi trình bày theo thiên hướng nhầm chốt một vấn đề gì đó hay đưa ra một đề xuất, một kết luận.
Điểm đặc biệt nhất của principle này là mình thấy nó cực kì đúng với sense making, khi suy nghĩ dưới mô hình này chắc chắn giúp bản thân mình tự phản biện cho một kết luận hay ý nghĩ gì đó, chắc chắn bạn sẽ tự hỏi bản thân: “dựa trên lập luận gì mà bạn nghĩ vậy?; dựa trên chứng cứ, data nào mà bạn có thể nói vậy?”.
II. Set up luồng thông tin (câu chuyện)
Câu chuyện biến những thứ ta nói nghe tự nhiên & gần gũi hơn, nó giống như cách mà não bộ chúng ta thông thường hay xử lý nên tăng khả năng hiểu vấn đề. Tip:
story telling
.
Cách gì? - Dàn ý.
Mình nhớ xưa học văn có khái niệm diễn dịch, quy nạp, song hành… ngắn gọn như sau:
Quy nạp: đưa ra luận điểm A,B,C để suy ra D.
Diễn dịch: đưa ra kết luận D, các ý A,B,C tiếp theo để bổ trợ cho D.
Song hành: các câu A,B,C mang tính chất liệt kê, đóng vai trò bình đẳng để bổ trợ, làm rõ khái niệm cho D.
Tổng - Phân - Hợp: là cách kết hợp cả diễn dịch & quy nạp, mở vấn đề, phân tích và đưa ra một kết luận.
Các kịch bản
(tuỳ mục tiêu & trường hợp):
Problem - Solution - Benefit
What - So what - Now what
Benefit - Solution - Evidence
PEEL: Point - Evidence - Explaination - Link
Four C’s: Context - Challenge - Choices - Conclusion
SCQA: Situation - Complication - Question - Answer
STAR: Situation - Task - Action - Result
Bonus
: để gia tăng hứng thú nghe của đối phương, hãy học cách báo chí “giật tít” đặt tên cho tiêu đề, ví dụ: tạo sự tò mò (
curiosity gap
), sử dụng con số (3 góc nhìn thay đổi cách nhìn của bạn về thiết kế), từ có cảm xúc mạnh, nhấn mạnh lợi ích, drama, mâu thuẫn,… nhiều lắm, nếu muốn hãy hỏi chatGPT thêm nhé.
III. Khiến mọi thứ dễ liên tưởng hơn
Khi mình đã có hệ thống thông tin rõ ràng, luồng thông tin mượt mà, có khi vẫn chưa đủ nếu chủ đề đó phức tạp hoặc quá trừu tượng. Ta cần thêm sự support của các tactics để làm rõ thứ ta đang nói hơn, có vài cách sau:
Đưa ví dụ/ phép ẩn dụ
: càng dính, càng relevant đến background người nghe càng tốt. Vì nó giúp ta tạo kết nối thông tin mới với những thông tin đã biết (nếu cần bạn có thêm xem thêm khái niệm
top down processing
). Ví dụ: tăng lead về website mà không cải thiện conversion chẳng khác gì cố bom nước vào một cái thùng đầy lỗ, dù có bơm bao nhiêu nước cũng không đầy.
Tận dụng hình ảnh/
diagram:
vì não bộ chúng ta xử lý hình ảnh tốt hơn, nó khiến mọi thứ sống động hơn dễ ghi nhớ hơn. Ví dụ: cách đội nhóm phối hợp với nhau như một ban nhạc vậy, nếu mọi người không phối hợp nhịp điệu tốt với nhau thì bản nhạc sẽ rất khó nghe; Tháp nhu cầu Maslow cho ta thấy rõ các mức độ nhu cầu của một con người từ cơ bản đến sự thoả mãn.
Tương tác & trải nghiệm minh họa
: cách này cũng giúp đối phương chuyển từ việc
nghe thụ động
sang
hiểu chủ động
vì
bạn để người nghe quan sát và tự rút ra kết luận. Ví dụ thay vì bạn nói “web của mình đang chạy chậm quá” thì bạn mở demo web đó lên cho họ tự xem, họ sẽ hiểu nó chậm như thế nào và tự cảm nhận sự khó chịu trong việc chờ đợi nó load.
Đặt câu hỏi cho đối phương
: là lúc bạn cho người nghe có cơ hội liên kết với những dữ liệu quá khứ của họ, do đó khiến việc liên tưởng đến chủ đề tốt hơn. Ví dụ: theo bạn một người có chuyên môn 8 điểm mà khả năng trình bày chỉ có 4 điểm thì người khác sẽ đánh giá khả năng bạn ở mấy điểm? (lúc này họ sẽ liên tưởng xem bản thân mình như thế nào hoặc nghĩ xem liệu có bạn bè, người quen nào rất giỏi nhưng trình bày kém thì kết quả ra sao để đưa ra câu trả lời).
Tóm lại
Để khiến nội dung bạn trình bày giúp người nghe dễ hiểu hơn (tốn ít effort cho decoding message) thì hãy đạt được 3 nhiệm vụ sau:
2. Thiết kế luồng thông tin, hay nói dễ hiểu hơn là thiết kế câu chuyện, lên kịch bản những gì bạn sẽ nói
3. Khiến những gì bạn nói dễ liên tưởng hơn
Bài viết này khá dài nhưng mong nó đem lại nhiều sự thú vị, lợi ích cho bạn.
Bonus: sau cùng thì người nghe rút ra được gì?
OK, thông tin mình gửi đi hữu ích đó, trình bày dễ hiểu đó, nhưng não người có giới hạn cho việc ghi nhớ (đường cong quên lãng), vậy nên hãy cố gắng:
Giản lược số ý có thể take away, tốt nhất là dưới 3 (có thể là 3 ý tóm gọn hoặc 3 kết luận hữu ích cho việc take next action…)
Mặc dù sau cùng họ nhớ không nhiều, nhưng trong khi trình bày mình phải nói đủ để họ hiểu (cái này thì thường nó không ngắn, từ khái niệm, bản chất, nguyên lí hoạt động & ví dụ thực tiễn...)
Gửi lại slide hoặc note summary
Reference
Relevant Item
