Những năm gần đây, mình được vào làm việc ở một môi trường có các buổi meeting nhiều hơn, cũng như các stakeholder cũng gấp 3,4 lần so với trước đó. Nỗi đau bắt đầu xuất hiện, mình bắt đầu thấy dễ nhức nhức cái đầu hơn =)) vì có quá nhiều thông tin cần phải xử lý, phải loay hoay tìm cách truyền đạt tốt hơn cho những lúc trình bày hoặc propose solutions, sau buổi họp thì dễ quên này quên kia…
Câu hỏi mình đặt ra là:
“Như thế nào là một buổi họp tốt, liệu có những phương pháp nào để mình linh hoạt ứng dụng được cho các buổi meeting?”
Note: có nhiều loại meeting lém, nhưng trong bài viết này chắc mình chỉ nói về các buổi decision / catchup meeting.
Hiểu - Trước hết tại sao ta họp?
Họp giúp chúng ta tăng tính tương tác, thảo luận để dễ đi đến sự đồng thuận & ra quyết định, nói cách khác nó là quá trình
sense making
ở phạm vi nhóm.
Nghĩ lại thì mình thấy có vài tình huống sau cần họp:
1. Khi cần có sự tham gia của nhiều người.
2. Khi cần trao đổi nhiều, có thể là vì có quá nhiều topic, hoặc topic đang quá mơ hồ >> cần thêm nhiều thông tin & input của mọi người.
3. Khi cần nhiều sự tương tác hơn, ví dụ cần cả đội nhóm tích cực thảo luận để đánh giá & đóng góp ý kiến…
4. Khi topic đó quan trọng & chúng ta không muốn có bất kỳ sự hiểu lầm nào hoặc chúng ta cần để ý nhiều hơn đến tâm lý đối phương.
Hình không liên quan gì mà mình thấy vui vui :))
Một buổi meeting có gì?
2. Chủ đề -
một buổi meeting sẽ có tính chủ đích rõ ràng hơn một buổi giao tiếp thông thường. Ta cần có agenda, những gì cần thảo luận & những gì cần rút ra hoặc chốt sau buổi họp. Đây là cốt lõi của việc meeting.
3. Không khí buổi họp / tình huống 😃 🥱
Vậy như thế nào là một buổi họp tốt, đừng tệ là được?
Mất thời gian:
sau buổi meeting, mọi người lan man, hoang mang không rút tỉa được gì cũng như không hiểu next action ra sao > buổi meeting không có giá trị rõ ràng. Thậm chí có những nội dung đôi khi vài người còn không cần thiết phải có mặt trong buổi họp. Nếu nhìn thời gian là tiền bạc thì ta cần hạn chế sự lãng phí này, chỉ mời ai liên quan, chỉ thảo luận những nội dung liên quan, và cân nhắc luôn nếu thấy không cần thiết phải họp thì hãy cắt giảm nó, thay vào đó sử dụng một hình thức giao tiếp khác, ví dụ như chat, document, record…
Dài dòng mà không cần thiết,
ví dụ: thảo luận các chi tiết nhỏ, lạc đề, dông dài lê thê. Có những thứ bạn chỉ cần gửi kèm tài liệu hay link để tìm hiểu sau.
Thảo luận kém
, đặc biệt là topic cần đến sự thảo luận, có thể do buổi meeting ở cuối ngày nên mọi người đã mệt hết năng lượng, hoặc các thành viên ngại đóng góp, hoặc ngược lại quá đông người dẫn đến quá nhiều ý kiến mà không thể đồng thuận, hoặc có khi chỉ đơn giản là các thành viên không thích họp,…
Cách (How)
Về căn bản meeting vẫn là giao tiếp, mà giao tiếp thì có người nói người nghe, có thông điệp, có trao đổi, có phản hồi,… chỉ khác meeting sẽ luôn có những chủ đề rõ ràng từ đầu & những mục tiêu cụ thể cần chốt/ nắm sau buổi họp.
Ah còn một cái mình thấy khác nữa là độ thông tin, áp lực trong buổi meeting có thể nhiều hơn một buổi trò chuyện thông thường.
Vậy theo mình có 3 thứ chính cần handle trong meeting là: Mục tiêu; Thông điệp & Tình huống
1/ Mục tiêu: buổi họp này để làm gì?
Nắm mục tiêu là bước đầu tiên luôn cần làm cho một buổi meeting. Mục tiêu cho bạn biết cần phải
mời ai vào họp,
cần phải bàn những chủ đề nào, cần truyền đạt nó ra sao (vui vẻ, khơi mở hay nghiêm túc), & đánh giá xem liệu với mục tiêu đó có nhất thiết phải họp hay không?…
Vài mục tiêu phổ biến như: kick-off, catchup, discuss, brainstorming, decision making, retrospective…
Tip: mình hay hình dung trạng thái “before” & “after” của buổi họp để nghĩ về mục tiêu của buổi meeting.
2/ Thông điệp: nó là gì & nên thảo luận nó ra sao?
Lại lôi
sense making
ra nói =)). Cái hiểu được hình thành từ việc ta gắn ngữ nghĩa cho thông tin và liên kết chúng lại để tạo thành một câu chuyện có tính structure.
Nên 3 thứ cần quan tâm khi thiết kế buổi họp
Lượng thông tin
(nếu nhiều thì chia nhỏ ra để dễ nắm, dễ tập trung để xử lý thông tin)
Độ uy tín của thông tin
(nó được base trên dẫn chứng nào, trên nghiên cứu nào)
Dẫn dắt
- là khả năng mốc nối các thông tin, nhìn nó dưới sự liên hệ (bạn có thể tham khảo
bài viết này
). Làm sao để giữa các điểm thông tin đó ta lập luận được một câu chuyện make sense & mọi người có thể get được thông điệp đó. Mình có nghe qua một ẩn dụ khá hay: khi bạn là người lead buổi họp, bạn giống như là một tour guide vậy, việc cần làm là không để các khách du lịch lạc tour, khuyến khích, truyền cảm hứng & quan tâm họ để có một chuyến đi thú vị. Vậy ta phải
làm thế nào
?
Truyền đạt nó theo một
cấu trúc
rõ ràng, cấu trúc này cũng nên linh hoạt tuỳ theo mục tiêu & mối quan tâm của người nghe. Ví dụ: [what, so what, now what]; [problem; solution; benefit], [objective, options, evaluation, decision]…Điều này rất rất quan trọng, vì khi không có structure khả năng hiểu cả mình & người nghe đều không tốt, khi có structure giúp ta tránh lan man cũng như dễ ghi nhớ các ý cần phải nói hơn, nó đóng vai như một tấm bản đồ để bạn là một tour guide dẫn mọi người đi hết điểm này sang điểm khác.
Cung cấp ví dụ
để họ dễ hình dung, bổ trợ cho việc giải nghĩa, giúp họ hiểu tốt ý bạn đang truyền đạt.
Cần có vài tactics để họ
engage
vào buổi meeting tốt hơn. Ví dụ: khơi dậy sự tò mò, game, joke, bất ngờ, story telling,… Một điểm cũng rất quan trọng đó chính là không khí của buổi họp, nghĩa vụ của mình (nếu bạn chair the meeting) là để ý energy của các thành viên, thúc đẩy sự thảo luận, khiến thành viên tích cực lắng nghe, trao đổi & bám sát vào mục tiêu đề ra, có thể coi đây liên quan đến
kĩ năng facilitate
.
3/ Tình huống: nhận diện & ứng phó
Trong buổi meeting, theo mình thấy nó hiệu quả khi các thành viên có sự trao đổi nhiều, nhiều ý kiến được xem xét, nhiều góc nhìn, nhiều sự cân nhắc trước khi đi đến một sự đồng thuận, một decision nào đó.
Mà thông thường để đạt được độ hiệu quả trên thì tính biến động trong buổi họp chắc chắn sẽ rất cao, ví dụ có thể cuộc họp kéo dài cho thảo luận quá nhiều, quá nhiều thông tin dẫn đến sự hoang mang, tranh cãi nhiều khiến chúng ta khó đưa ra quyết định,…
Với tính biến động cao trong buổi họp, một là bạn đã có khả năng để ứng phó tốt (có thể do tài năng hay kinh nghiệm của bạn), thì hai là bạn phải có sự chuẩn bị, lường trước các tình huống có thể xảy ra & soạn sẵn các phương án để ứng phó. Mình tự đánh giá là người thiếu sự linh hoạt, mình thuộc nhóm 2 nên dưới đây là các sự chuẩn bị trước.
Nếu dựa trên mức độ sôi nổi buổi họp thì có thể chia ra các tình huống sau:
Quá im ắng
: các thành viên đa phần chỉ nghe mà không thảo luận nhiều hoặc phần nội dung trình bày quá nghèo nàn.
Việc cần làm là hãy chuẩn bị agenda & gửi cho mọi người trước buổi họp để họ set up sẵn các nội dung cần bàn luận. Thậm chí họ cũng có thể add on vào agenda những mục khác.
Khuyến khích hoặc dùng các tactic (round robin, game, Q&A,…) để tăng cơ hội các thành viên tham gia vào buổi thảo luận.
Có người tham gia vào thảo luận nhưng không may
người này chiếm diễn đàn
, họ nói quá nhiều và áp đảo buổi meeting, khiến các thành viên khác không có cơ hội đóng góp quan điểm. Việc cần làm là hãy tôn trọng ý kiến của họ, nhẹ nhàng xin ngắt lời để chuyền cơ hội cho người khác (”mình rất hiểu những thứ bạn A đang nói & nó rất hữu ích, tuy nhiên mình xin phép dừng lại chút để lắng nghe thêm ý kiến của bạn B, bạn C nhé”), có vài tactics để tránh việc này, ví dụ như: set thời gian mọi người được trình bày, round robin, ẩn danh…
Có thảo luận nhưng bắt đầu
dông dài, lan man, lạc đề
. Tuỳ theo mức độ quan trọng của nội dung đó & thời gian còn lại trong cuộc họp, hãy cân nhắc kéo mọi người quay lại chủ đề chính, nếu cần thì hẹn buổi sau bàn luận tiếp (chỉ mời ai liên quan), hoặc trao đổi sau qua chat nếu thấy cần.
Việc thảo luận nhiều sẽ dẫn đến
quá nhiều thông tin
cần phải xử lý. Khi đó mọi thứ bắt đầu vượt ngoài kiểm soát, vậy nên hãy note lại, nếu được thì có thể sắp xếp thông tin & wrap up nó ngay trong buổi họp, có một summary note gửi lại cho mọi người. Không thì ta dễ bị rớt não lắm đó, họp xong không nhớ gì hoặc bị miss/ nhầm thông tin dẫn đến về sau gặp trục trặc trong việc align.
Tranh cãi nhiều
, khi tranh cãi xảy ra hãy đánh giá xem ta có cùng một hệ quy chiếu để nhìn nhận vấn đề không, objective chung ở đây là gì, hệ quy chiếu để đánh giá nó như thế nào, chúng ta có đồng ý thứ tự ưu tiên của các tiêu chí hay không…, nếu đã chung “thước đo” rồi, mà vẫn tranh cãi thì phải dựa trên
RACI
để chốt vấn đề (xem thêm
bài conflict
).
Tóm lại
Họp nhiều chắc chắn sẽ mất thời gian & năng lượng nhưng không thể chối bỏ tính cần thiết của nó, nó giúp chúng ta có góc nhìn đa chiều hơn, đồng thuận tốt hơn & đôi khi tranh cãi sẽ kích thích sự sáng tạo & tối ưu hơn cho giải pháp vấn đề.
Nhưng chỉ khi buổi meeting đó được diễn ra đúng cách.
Lời khuyên chung để dẫn dắt bất kỳ kiểu thảo luận nào:
1. Đặt mục tiêu & agenda rõ ràng trước meeting.
2. Timebox từng phần (update, thảo luận, quyết định).
3. Document & follow-up: Ghi minutes và action items, phân công rõ ràng. (không những hạn chế não cá vàng, mà còn là source of truth để các bên align với nhau).
4. Đánh giá sau meeting: Có đạt mục tiêu không? Có cần cải tiến format?
Reference
Relevant Item
