Nếu trong các cuộc họp bạn đã từng ngưỡng mộ ai đó làm chủ được cuộc thảo luận, dẫn dắt điều hướng câu chuyện, hay bạn từng gặp khó khăn, bỡ ngỡ, luống cuống trong whiteboard challenge ở các buổi interview thì facilitate chính là skill bạn cần quan tâm đến.
Vậy nó là gì?
📌 Facilitation is the key to unlocking the cross-functional power of shared understanding and diversity.
Facilitator được xem như là một điều phối viên để giúp các thành viên trong nhóm thảo luận về vấn đề gì đó để đạt được một sự đồng thuận và cho ra một kết luận cho vấn đề gì đó. Ví dụ các buổi họp cần facilitator: problem framing, brainstorm, design sprint, retrospective,…
Note: khác với presenter, bạn không phải là người trình bày, bạn chỉ đóng vai trò thúc đẩy các thành viên giao tiếp, thảo luận với nhau.
Minh hoạ vui: facilitator giống như
một huấn luyện viên
trên sân bóng vậy, bạn sẽ biết trận đấu (meeting) này cần có những cầu thủ nào (stakeholders), điểm mạnh điểm yếu & trách nhiệm của họ ra sao, khó khăn tình huống hiện tại là gì (topic) & tìm cách thúc đẩy họ phối hợp trong trận đấu một cách tốt nhất có thể (chiến thuật) để đem lại bàn thắng (outcome).
Note: 1 buổi thảo luận sẽ work well khi tầm 3-5 người/nhóm, nếu nhiều hơn như 10-15 người hãy chia nhóm.
Tại sao tôi nên biết skill này?
Vì bạn sẽ luôn có điểm mù & bạn không biết hết tất cả, nên bạn cần sự giúp sức của các bên khác để cho thấy nhiều góc nhìn hơn, cho bạn ghép nối các công việc khác để
giải quyết những vấn đề phức tạp
, cụ thể ở role ux/ product design thường là những buổi giải quyết vấn đề, đề xuất giải pháp hay đánh giá ý tưởng. Việc nắm được kĩ năng facilitate giúp bạn điều phối cuộc họp để thu thập được nhiều thông tin hơn cho giải pháp design.
Kĩ năng này cũng là thứ đóng góp cực kì nhiều trong white board challenge khi đi phỏng vấn UX/Product design, người phỏng vấn bạn không những muốn xem bạn suy nghĩ ra sao, giải quyết vấn đề thế nào, mà còn muốn đánh giá xem cách bạn dẫn dắt, tương tác, involve họ thế nào trong lúc giải quyết đề bài đó.
Từ việc bạn đóng tốt vai trò một facilitator, bạn sẽ dần trở thành người đáng tin cậy, dần có tiếng nói hơn vì bạn thể hiện được khả năng dẫn dắt cuộc họp để giúp đội nhóm thảo luận hiệu quả & ra quyết định nhanh chóng. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn ở level middle trở lên.
Còn trong tổ chức thì như thế nào? Thông qua việc tạo điều kiện để các bên ngồi xuống thảo luận & đóng góp ý kiến cho nhau, điều này giúp mọi người đồng thuận với nhau, tránh xung đột, tăng khả năng hợp tác, giúp các member cảm thấy có thêm động lực vì được lắng nghe (chứ không như waterfall, designer chỉ cần thực thi requirement từ PO/PM, dev chỉ cần làm theo design). Cũng nhờ có nhiều góc nhìn hơn, nó khuyến khích được sự sáng tạo & phát hiện được các điểm mù sớm hơn, tránh việc bên trên plan xong thì bên dưới bảo không được.
How
Nhiệm vụ của facilitator là:
Người tổ chức cuộc họp:
bạn là người lên lịch, invite các stakeholders, set up agenda, quản lý thời gian & giữ nhịp độ thảo luận.
Người điều hướng
: từ agenda bạn sẽ phải đảm bảo cuộc họp đi đúng hướng, tránh lan man và khuyến khích, kêu gọi mọi người cùng đóng góp chia sẻ, thảo luận.
Người trung lập
: luôn nhớ mình chỉ đóng vai trò là người điều phối, không áp đặt ý kiến cá nhân, đảm bảo mọi ý kiến đều được xem xét công bằng.
Vậy công việc của facilitator là gì?
Xác định mục tiêu
buổi họp, agenda của buổi họp gồm bao nhiêu topic, thứ cần chốt sau buổi họp là gì.
Chọn đúng người
tham gia vào buổi họp. Để biết chọn ai, bạn có thể tham khảo thêm
RACI
.
Thiết kế workshop
: với mục tiêu đề ra, bạn sẽ thiết kế xem cách thảo luận nào là phù hợp, bao lâu là đủ, lựa chọn framework/ tool nào cho phù hợp để các member đều contribute vào cuộc thảo luận,... Ví dụ: affinity mapping, dot voting, 5whys, crazy 8s, round robin discussions (tham khảo
trang này thêm
nhe, nhiều framework lắm)…
Dẫn dắt buổi họp
: thiết lập không khí buổi họp, biết cách
lắng nghe
,
đặt câu hỏi
,
khơi gợi khuyến khích sự đóng góp
, quản lý thời gian buổi họp. Một cái quan trọng trong việc thảo luận đó là bạn muốn collect được càng nhiều thông tin càng tốt vì nó sẽ giúp đi đến được một kết luận đủ chất hơn (từ lượng sang chất). Nên đừng bỏ qua khái niệm
6 Thinking Hats
để giúp mình đảm bảo việc này. Ah đừng quên timeline trong buổi họp, có những lúc thảo luận sôi nổi nhưng phải remind việc ra quyết định để move on sang next topic (đôi khi việc hoàn thành quan trọng hơn sự hoàn hảo, ta luôn có thể cải thiện nó ở tương lai nếu muốn).
Biết cách tổng hợp lại chủ đề thảo luận, tóm tắt kết quả, xác định next step. Ai làm việc gì? Timeline thế nào… Note: trong buổi họp tuỳ tình huống ta sẽ có nhiều decision maker, ví dụ tuỳ theo chủ để đang thảo luận, ai có chuyên môn cao sẽ là người quyết, hoặc ai là người chịu trách nhiệm cao nhất cho dự án sẽ là người quyết.
Từ tính chất nhiệm vụ & công việc của facilitator, sau đây là 4 principle phải keep in mind:
1. Tính trung lập:
ý kiến của bạn chỉ là một trong số các ý kiến, tránh bị bias, mang tính áp đặt, mọi ý kiến nên được đánh giá khách quan & xem xét công bằng. Một trong những cách để tránh bias đó là hãy đem data, principle, nghiên cứu, best practics ra thảo luận, cố gắng nhìn với góc độ đa chiều & có
hệ tiêu chí
đánh giá rõ ràng.
2. Inclusivity
: có nghĩa khuyến khích tất cả mọi người đều tham gia đóng góp, đặc biệt với những ai ngại chia sẻ. Ví dụ trong buổi brainstorm, bạn nói trước là không có ý tưởng nào ngu ngốc cả, không có sự đúng sai ở bước này, hãy để mọi người được im lặng note hết những idea trong đầu ra giấy trong vài phút & dán chúng lên bảng (tránh sự thảo luận khiến vài người không dám đóng góp hoặc bị ảnh hưởng ý kiến của nhau). Hoặc lúc dot voting thì nên làm dưới chế độ ẩn danh để mọi người thoải mái bình chọn & công tâm nhất.
3. Sự rõ ràng
: cuộc thảo luận nên càng clear càng tốt, tận dụng các framework để mọi người dễ hình dung bức tranh chung, cố gắng visualize các suy nghĩ của mọi người (show, don’t tell), sắp xếp & tổ chức chúng, nó được xem là
sense making
ở phạm vi nhóm.
4. Outcome-oriented
: đảm bảo cuộc họp đạt đúng được mục tiêu đề ra, tránh lan man & kết quả sau buổi họp là một sự mông lung, mơ hồ, mất thời gian đôi bên.
Tóm lại
📌 Facilitating is more about
listening to the conversation
... than actively participating in it... as a facilitator, it’s important to let the participants generate the content on their own. It also means
guiding or directing
conversations and activities, rather than leading them.
Reference
Relevant Item
