Mình đánh giá mình là một người rất dở trong giao tiếp, lí do mình thấy vậy vì mình rất chậm trong việc phản hồi và khả năng xử lý tình huống rất hay bị đơ.
Bài này reflect vài tình huống va chạm phải trong công việc & tìm hiểu hướng xử lý - “soạn bài” trước, mong là mình sẽ bớt bị đơ hơn =)))
Trước mắt, những factor nào ảnh hưởng đến cách mình phản hồi?
1. Mục tiêu của cuộc hội thoại này?
2. Cái từ & cái ý của họ là gì? Nếu mình chưa rõ cái ý thì cần đặt câu hỏi để clarify lại hoặc mình frame lại câu từ của họ và trình bày lại xem liệu có đúng là cái ý họ đang muốn nói không?
3. Cái ý vs cái ẩn ý? Liệu cái ẩn ý, mục tiêu đằng sau nó là gì? Bạn có đoán ra nó được hay không?
4. Mối quan hệ & vị thế? Phần này cũng ảnh hưởng nhiều đến nội dung & cách mình sẽ phải phản hồi.
5. Phía mình - đang có chủ đích gì trước khi mở miệng trả lời hay không? Nó là gì?
6. Bối cảnh & tâm thế của mình? Mình có đang hồi hộp, có đang hấp tấp, áp lực, có đang gồng…?
Sau tất thẩy những data point đó, mình sẽ cần:
3. Clarify (question before statement)
4. Lên dàn ý những phần mình sẽ trả lời
6. Phát “nội dung” (Chọn “ngôn từ” cho phù hợp)
Rủi ro nếu xử lý kém
Mất nhịp tự tin → ảnh hưởng toàn bộ phần trình bày còn lại.
Tạo cảm giác bị “thua thế” trước khán giả.
Phản ứng cảm xúc (phản bác gắt hoặc lúng túng) → giảm uy tín.
Vài tình huống khiến mình hay căng thẳng như:
Khi không có câu trả lời hoặc bí
Trước mắt, hãy bình tĩnh, thở.
Sau đó hãy xoáy sâu vào câu chữ của câu hỏi? Định nghĩa chúng. >> Tìm ra cái ý cốt lỗi, nếu không chắc hay hỏi lại.
Nếu sau tất thẩy mà vẫn không biết nữa, thì cứ nói không biết, không ai muốn nghe một người chém gió cả. Tuy nhiên nếu bạn có phương án để xử lý cái không biết đó thì có thể share out, ví dụ: mình biết nghiên cứu nó thông qua đâu, mình biết data nào cần được query để làm rõ, mình biết source nào để xem các practical method…
Thử reframe lại câu hỏi sang vùng thông tin lận cận mà mình biết (bridge technique), lấy ví dụ:
Họ: “em có thể cho anh biết em đã chuẩn hoá design system như thế nào?”
Mình (ban đầu) nghĩ “chuẩn hoá là sao nhỉ?” mình chỉ biết làm nó thôi? Cái chuẩn và cái không chuẩn khác nhau thế nào? Mình không hoàn toàn biết & nắm rõ.
Mình (lúc sau): “em có thể trả lời câu hỏi này bằng chia sẻ việc đã vận dụng những nguyên tắc nào khi làm design system & những mục tiêu cần thoả khi làm chúng. Anh/chị nghĩ thông tin này có giúp anh/chị có được thông tin cần có không?”
Nếu không reframe được. Hiện em không có câu trả lời cho vấn đề này, liệu anh có câu hỏi khác hoặc em sẽ trả lời sau.
Note
:
Trong cái ý mình trình bày cố gắng cover
{what the heck what I’m saying} + {so what/ why I said that}.
Lưu ý “tính từ”, vì mỗi người định nghĩa nó khác nhau, hãy frame chúng kĩ hơn và align trước khi trả lời. Tip là quy adj sang verb. Ví dụ: “muốn nó đơn giản hơn” >> “giảm cognitive load”; “giảm step”; “tận dụng mental model”;…
Lưu ý các câu hỏi “close question” vì rất dễ bị trap (bị anchor effect), với các câu hỏi dạng đó hãy hỏi lại why hoặc how do you understand it? Ví dụ:
“Em có nghĩ mình nên theo phương án A này không, chúng giúp xyz…” → Tại sao lại cần xyz??
“Hãy cho anh biết cách để khiến flow này ít step hơn?” → tại sao lại cần ít step? anh nghĩ ít step sẽ tốt hơn ra sao? liệu có dẫn cứ gì cho việc giảm step là tốt?
Tránh xin lỗi, bạn không phải lúc nào cũng có lỗi khi bị dồn vô thế bí, bạn mà xin lỗi vô tội vạ là vô thế yếu ngay.
Khi bị hỏi xoáy , hỏi gài
Các lí do khi họ làm vậy
Mục đích kiểm tra năng lực, muốn biết bạn thực sự hiểu sâu hay chỉ nói lý thuyết suông.
Họ có thể hỏi gài bạn để tìm lỗ hổng trong câu trả lời của bạn (ví dụ: đưa một hint sai lệch / một giải pháp random sai hướng hoặc bất chợt), chủ yếu họ muốn xem khả năng critical thinking, khả năng reframe, đặt câu hỏi & làm rõ vấn đề.
Họ muốn bạn lòi ra điểm yếu hoặc mâu thuẫn.
Hoặc đôi khi họ chỉ thử độ chắc của thông tin.
Một số người thì làm vậy để thể hiện quyền lực hoặc thử thách bạn.
Hướng xử lý
Hỏi lại họ để xem ý định họ là gì? Recheck xem cái ý định họ có liên quan gì đến dự án, đến mình, đến chúng ta?
Be aware cái ý họ cần mình trả lời có mang lại bất lợi gì cho mình không?
Quay về những tiêu chuẩn, những nguyên tắc, direction để cân nhắc luận điểm đó, suy xét luận cứ của họ (lí do họ j nghĩ vậy). Những thứ như rationale, cách áp dụng theory, principle vào trong công việc bản chất là phải chuẩn bị ngay trong giai đoạn làm dự án, thì khi bị hỏi xoáy, bạn mới đủ vững để phản biện lại. → Mình đang cố gắng viết
work journal
cho từng project mình làm.
Khi lời nói mình kém trọng lượng
Điều này hoàn toàn tự nhiên. Mình từng đọc qua khái niệm “thuyết phục” của triết gia Aristotle (bạn có thể đọc thêm qua bài
Persuade
này). Ông nhắc đến 3 factor trong việc lời nói bạn có đủ thuyết phục:
Lời nói “lọt lỗ tai” (pathos)
Ethos nhắc đến vị thế, uy quyền nó ảnh hưởng lên trọng lượng lời nói của mình.
→ Nếu mình ở một vị thế thấp hơn, sẽ rất dễ bị xem nhẹ. Như vậy thì sẽ dễ bị phớt lờ hoặc lời nói có uy tín không cao → điều này dẫn đến nỗ lực truyền tải cao hơn.
Vậy có cách nào để nâng sức nặng lời nói lên hay không?
Hướng xử lý:
LUẬN CỨ là thứ mình phải chuẩn bị & truyền đạt cho họ. Nó giống như việc dựa trên vai “người khổng lổ”, “người khổng lồ” này là gì?
Nó có thể là:
Fact (user testing, research)
Principle, foundation, best practice
Past exprience, past reference
Những data point này không phải luận điểm của bạn, mà nó là những thứ khó chối cãi, vì nó là reality, là công trình nghiên cứu của ngành,… Nó sẽ giúp củng cố lòng tin của họ không phải dựa vào lời bạn nói, mà chúng dựa vào những thứ khách quan, những thứ “lớn hơn bạn”.
Tạm kết
Đây là bài mình sẽ liên tục cập nhật các lesson learnt từ tình huống thực tế mình va đập qua, so wait for it
To be continue…
Relevant Item
