Mặc dù xem trên mạng có thể thấy được rất nhiều kĩ thật có thể apply cho meeting, nhưng mình đang muốn tổng hợp lại những tip hay ho nhất trong bài viết này.
Nếu được chia làm 3 vòng tròn, vòng tròn trong cùng sẽ là thứ cốt lõi nhất thì có thể chia như sau:
Năng lượng & Mindset
Đây là thứ vô thức tác động mạnh mẽ nhất đến mọi thứ ta sẽ truyền đạt và phía đối phương phản hồi ra sao.
Lấy ví dụ:
Nếu bạn thiếu tự tin, thì nội dung bạn truyền tải mặc dù là đúng đi nữa, họ vẫn sẽ hoài nghi (mà chưa kể nhiều thứ không có đúng sai thì khả năng hoài nghi càng cao).
Nếu bạn cao ngạo, thì họ cũng sẽ có xu hướng phản bác bạn lại thay vì là thật sự lắng nghe ý bạn trình bày.
Nếu bạn máy móc, thì sẽ rất dễ khiến họ nghe nội dung đó một cách nửa vời.
Vậy ta nên set mindset và năng lượng ra sao?
Trước mắt, hãy nghĩ theo hướng win-win, chúng ta ngồi đây vì cùng đang muốn hướng đến một điều gì đó, bạn ở đây là để làm cộng tác, làm người đồng hành để giúp đỡ nhau đến đích. Từ góc nhìn này, ta bỏ đi cái lớp “phải chứng minh” sang việc “cùng thảo luận và cùng nhau ra quyết định”.
Đặt mình như vai một người “hướng dẫn viên du lịch (tour guide)”, lúc này mình sẽ dẫn dắt họ khám phá mọi ngóc ngách, cho họ tham quan các góc cạnh khác nhau của vấn đề & giải pháp, kể câu chuyện để lôi cuốn người nghe, ta liên tục đọc vị họ (read the room) và có nhóm thì thích xem chùa, có nhóm thì thích shopping…
Tour guide phải đảm bảo mọi người theo đoàn (mạch chuyện chính), không để họ lan man & lạc đi đâu đó (nếu họ muốn, ta sẽ dẫn họ đến sau, tour guide có thể xếp lại lịch trình).
Nếu đã là tour guide, hẳn bạn cũng biết những người này rất friendly & giàu năng lượng, nó tạo thiện cảm tốt cho người nghe. Khi mà chính mình còn không thoải mái, không tự tin, không open thì làm sao expect đối phương cũng có tần số ấy.
Chốt lại thì mình nên là người tự tin, tâm lý thoải mái và xem mọi người cùng chung con thuyền với mình.
Add on thêm 1 chút về first impression
Đây sẽ là kiểu “trông mặt mà bắt hình dông”, họ có 1 thiện cảm nhất định khi biết về bạn, ngay cả khi bạn chưa nói gì.
Bởi vậy mới có việc nên chỉnh tề, gọn gàng, bằng cấp, role title, giải thưởng và build được good relationship,… tất cả những thứ này đã vô thức tác động đến cách họ tiếp nhận thông tin.
Thử ngẫm lại xem, chính bạn có bị nó tác động hay không? Mình tin chắc là có.
Một ví dụ bạn thường gặp nữa là cho một buổi talkshow, trên poster và MC luôn giới thiệu về background khách mời, vì sao? Vì nó tác động ngay đến thái độ của bạn trước khi tiếp nhận thông tin.
Vậy chốt lại, mình mention đến thông tin này để làm gì, là để mình cũng phải biết “yếu tố tâm lý” này để tận dụng nó.
Một chút gọn gàng khiến người ta muốn nghe hơn, một vài show off thành quả lại khiến họ chú tâm hơn, so why not. → Mình làm thế không phải để khoe mẽ gì, mình làm thế để họ xem trọng những gì mình nói hơn.
Cấu trúc thông tin (kịch bản)
📌 Một buổi present hay là một câu chuyện được thiết kế có chủ đích.
Một cấu trúc hợp lý là khởi đầu cho mọi buổi meeting, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách audience nắm & hiểu nội dung, đó là lí do agenda được sinh ra.
Và hãy nhớ kịch bản này thay đổi tuỳ thuộc vào người nghe là ai, như có mention ở trên, tour guide phải biết có nhóm thích đi chùa, có nhóm thì shopping.
Về mặt cấu trúc ra sao, sẽ có rất nhiều dạng, nào là problem - solution - value, PEEL, Context - Conflict - Resolution, 3C,…cái này tuỳ vào chủ đích của buổi họp ấy, tuy nhiên để cho nó thú vị ta có thể apply vài tips sau:
Chunk it down
: phải chia nội dung cuộc họp thành những khúc nhỏ, và chủ đích nhấn nhá cho từng khúc. Vì sao? Vì con người rất dễ quên, thông thường họ chỉ nhớ được điểm đầu, điểm cuối và bỏ quên nội dung ở giữa.
3 hũ truth
(trong sách Show, don’t tell), mỗi con người chúng ta sẽ có 3 dạng sự thật: sự thật dạng fact, sự thật dạng logic, sự thật dạng niềm tin. Mình phải biết buổi hôm nay ta sẽ cần tác động đến việc lay động sự thật nào để chọn nội dung cho phù hợp (lấy vd: dân engineer sẽ cần logic nhiều, dân biz sẽ cần nhiều hơn về vision, niềm tin, và có căn cứ dựa trên fact, thuyết phục khách hàng lại cần chú trọng nhiều hơn về việc thay đổi niềm tin…).
Hook / Wow moment
: đây là những ý khiến họ tò mò & ghi nhớ. Những ý này cực kì quan trọng để họ make sense được everything we said. Và mình phải là người khiến họ để tâm cho việc đó.
Sense making & systemactic thinking:
mình đưa ra rất nhiều point, và đừng quên làm rõ mối tương quan giữa chúng, nếu mình làm rõ được logic flow này, họ sẽ đỡ phải tốn neuron cho việc đó, từ đó còn thêm năng lượng để nghe ta.
Line of emotion:
này cũng quan trọng nè, ta phải phỏng đoán được nội dung nào thì cần có yếu tố cảm xúc nào, và cả journey buổi meeting đó nên diễn ra như thế nào. Ví dụ: đầu buổi meeting ta cho thấy đang gặp vấn đề (vẽ ra một bức tranh tối mịt) sau đó sáng dần vì ta định nghĩa được vấn đề và có hướng giải quyết nó; hay bạn đoán được ở giữa buổi meeting, khả năng mọi người bắt đầu lỡ đãng, bạn sẽ có một câu hỏi mở tương tác hay một ví dụ vui để mọi người tiếp tục engage với nội dung meeting.
Khả năng deliver message (trình bày)
Lớp này sẽ là ngoài cùng và có tính linh hoạt, ứng biến nhiều. Và cũng là lớp mình dễ thấy nhất.
Đây là lớp bạn bộc lộ ra ngoài, nó sẽ là:
Cách trình bày slide (nên show ít chữ để audience tập trung vào những gì bạn nói thay vì là đọc slide).
Là những mô phỏng, ví dụ, hình vẽ diagram… để minh hoạ cho ý bạn nói ra.
Là ngôn ngữ cơ thể / visual là để bổ trợ cho việc dẫn truyện của bạn (vd: bạn xoay bàn tay để minh hoạ cho việc đổi góc nhìn, bạn nắm bàn tay thành từng cục để mô phòng đây là những yếu tố tách biệt, ánh mắt nhìn vào audience …)
Biến những thứ thô kệch thành ý dễ hình dung, vd: “Nếu 10 người ở đây là user, thì 4 người đã rời đi chỉ sau 1 phút.” → Dễ hiểu hơn “tỉ lệ churn 40%”. “Hãy tưởng tượng Linh – 26 tuổi, mở app lúc 7h sáng, đang vội đi làm…” Người ta kết nối với con người, không với con số.
Và cuối cùng là giảm “distraction”, phần này ít khi để ý nè, nó có nghĩa là ta phải tinh gọn lại nội dung, lọc hoặc đơn giản hoá các thông tin không có giá trị nhiều. Tip: hãy thử hình dung nếu cắt bỏ 50% nội dung thì sẽ còn lại gì.
Kết
Hãy nhớ đi từ vòng tròn bên trong sang bên ngoài. Càng ở vòng tròn sâu bên trong, nó còn hơn cả việc rèn luyện riêng cho một buổi meeting, nó là sự rèn luyện về mặt con người, tính cách và bản lĩnh. Trở thành người dễ mến, ngay thẳng, có chiều sâu, rõ ràng, open…
