Trước đó mình thường làm trong môi trường start-up, nên toàn là designer một mình nên, việc tự quản lý đầu việc, file, document các thứ cũng không gặp trục trặc gì nhiều, vì cơ bản có mình xài là chủ yếu mà 🤣.
Nhưng khi mình được vào môi trường có team, có nhiều thành viên hơn, nhiều stakeholder hơn, mình mới thấy việc align với nhau từ quy trình, quản lý file, task management… cần tốn effort hơn để set up, maintain & improve >>> đây là những công việc liên quan đến DesignOps (design operation - mục tiêu của nó nhằm tăng hiệu suất công việc, cải thiện sự hợp tác, đồng bộ hoá quy trình & quản lý resources).
Thậm chí các công ty siêu lớn như Shoptify, Airbnb có hẳn team chuyên làm về Design Ops.
Nói về Operation, ta sẽ quan tâm đến 3 khía cạnh chính: người, việc & công cụ. Người & việc thì sẽ thiên nhiều hơn về quản lý (leader / manager), nhưng trong topic này mình chỉ mention đến những thứ mình quan sát & đóng góp được thôi, đó là “công cụ”.
Design file organization
Có 3 thứ liên quan đến quản lý file.
1. Naming
: đặt tên làm sao team thấy được tính hệ thống, đồng bộ, dễ nhận diện các thông tin quan trọng.
2. Cấu trúc tên & ý nghĩa của nó
2. File locate:
khi cần tìm đến file, ta biết nó nằm ở đâu. Ví dụ: cần tìm lại version cũ của feature X thuộc product B; Dev cần xem file hand-off chỉnh chu các final spec, nhưng có khi designer lại muốn xem lại các option cũ…
3. Figma page & object organization
: quy ước cách sử dụng từng thành phần riêng trên file Figma, nên sắp xếp các screen ra sao, grouping thế nào, chia page với ngữ nghĩa nào…
Library & Design system
Súng đạn của team design theo mình có thể tách làm vài dạng:
1. [Design system] - Đạn - Các component cơ bản như là: design token, variables, button, text field, checkbox, snack bar…
2. [Library] - Súng - Các component dưới dạng UI kit, ở level là object hoặc screen, ví dụ: header, product card, welcome screen, empty state,…
3. [Guideline library] - Kĩ thuật - Các nguyên lý, hướng dẫn sử dụng Interaction pattern, UI pattern, UX pattern,… chân kinh này giúp team luyện võ.
4. [Research or Report library] - Đối tượng - Có thể là các nghiên cứu đối tượng người dùng, đối thủ cạnh tranh, bức tranh thị trường, report các outcome dự án quá khứ, decision log…
Document
Trong công việc, chắc chắn sẽ còn nhiều asset cần quản lý ngoài design asset, có thể là knowledge, sharing, guideline, planning, research & finding, tool subscription fee, UX debt…
Ngoài ra note trong file Figma cũng nên trở thành 1 thói quen, các note có thể về những phân tích trong quá trình problem solving, các design decision qua từng vòng review, các cơ chế hoạt động của feature, version control, change log,…
Task management tool
Phần này thiên về quản lý task, phương pháp thì nhiều tuỳ mọi người lựa chọn, có thể đơn giản là kanban board, hoặc advance hơn dùng notion hoặc jira, airtable… Này sẽ tuỳ thuộc vào công ty & team, cần định hình xem ai cần involve vào, mục đích & thói quen sử dụng >> quyết định xem tool cái nào thì phù hợp.
Tuy nhiên mình thấy nó cần đảm bảo 3 khía cạnh:
Khả năng liên kết link giữa các task (vì trong một product có nhiều project, project có thể gồm nhiều task, sub-task,…)
Thống kê, ví dụ như: số lượng task theo quý, thời gian thực thi trung bình, khối lượng workload hiện tại,… Có được các thông tin này sẽ giúp mình có cơ sở đánh giá & cải thiện quy trình một cách khách quan hơn.
Relevant Item
